Objetivo de los Controles

 Objetivo de los Controles

El Control es uno de los pilares en que se fundamenta la administración. Un concepto simple de lo que significa el control sería el de la "medición de resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes". En sí el control busca recolectar sistemáticamente datos para conocer la realización de los planes.

Con los avances tecnológicos y el éxito que tienen los sistemas de comunicación, es posible en muchos casos obtener una "retroalimentación" de las informaciones que resultan del control mismo, y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie de forma automática, con lo cual, no hay que esperar hasta que se produzcan íntegramente los resultados para poner en obra la acción correctiva: un procedimiento previamente establecido, va corrigiendo la acción constantemente, con base en esos resultados, sin necesidad de detenerla.

Los controles pueden ser automáticos, manuales o una combinación de ambos. Para tener una idea de las formas en que se presentan los controles tenemos el siguiente ejemplo: Se ha fijado como estándar de temperatura en un local determinado que ésta debe sostenerse entre los 20° y 22° centígrados. En un sistema de control manual hay que visualizar en qué momento el termómetro baje de los 20°C o pase de los 22°C para ajustar la ventilación a fin de cumplir con los estándares señalados.

En un sistema de control automático, al llegar la temperatura a menos de 20° o a más de 22°C automáticamente cambia la calefacción, manteniendo así constantemente la temperatura en el nivel deseado.

En el campo administrativo es posible obtener las mismas aplicaciones, por ejemplo: en inventarios que se requieren puntos de reposición, al llegar al mismo automáticamente se generan los pedidos necesarios para que no falten los elementos indispensables mientras se consume la existencia. Este ejemplo realizado en forma manual, requiere de igual forma un control manual de los niveles de existencias y puntos de reposición.

Luego de esta breve explicación de lo que es el "control", definimos entonces que el objetivo de los controles es el de proporcionar a la empresa, un elemento de seguimiento y detección de desvíos o fallas en los procesos. Se crean con el fin de asegurar los elementos tales como:

Seguridad, oportunidad y exactitud de la información de acuerdo a los requerimientos de la empresa.

Aplicación de medidas de protección y control sobre los datos almacenados o de los programas utilizados en el centro de procesamiento como son los microcomputadores de la empresa.

El diseño de seguridades físicas y administrativas que conlleven al apoyo de las medidas de control para el centro de procesamiento y otros entes que operen con datos oficiales.

Que los datos oficiales de la empresa sean accesados por personal autorizado expresamente y con atribuciones específicas, mediante la ejecución de un proceso autorizado que refleje un producto final confiable con base a la aplicación de los procesos diseñados.

El personal con atribuciones, los datos oficiales (datos formales) y procesos autorizados forman parte de todo un sistema de formalidad de la institución, los cuales son continuamente examinados, revisados y aprobados por los mecanismos de control de la empresa y que operan recurrentemente bajo los esquemas de seguridad y control que se apliquen.

Los procesos, datos y programas que funcionen en una empresa deben llevar siempre una tendencia hacia la formalización (ya sea por los usuarios, auditoría interna, sistemas, control interno, capacitación y otros) cuando estos sean relevantes para la empresa, y cuando su procesamiento ocurra continuamente así como su permanencia. De esta forma se asegura el cumplimiento de todas las normas, políticas y procedimientos y controles establecidos en la Institución.

Analizar las posibles inversiones necesarias para dar cumplimiento a las normas y procedimientos destinados para seguridad y control de datos; evaluándose con criterio de los beneficios que serían obtenidos por la inversión, y contemplando en todo